Kerst en oud en nieuw, zo bereid je je reserveringen voor

Begin oktober voelt december nog ver weg, maar voor je reserveringen is dit precies het goede moment om te beginnen. Gasten die met kerst uit eten willen, gaan vaak al in het najaar op zoek, en bedrijven plannen hun eindejaarsdiner ruim op tijd. Weet je dan nog niet welke dagen je open bent of welk menu je serveert, dan mis je die eerste golf reserveringen of moet je later alles nog omgooien.

In dit artikel lopen we de beslissingen langs die je nu neemt, van openingsdagen en menu tot aanbetalingen en personeel. We sluiten af met een eenvoudige planning voor oktober, november en december.

Bepaal welke dagen en diensten je opengaat

Begin bij de basis: wanneer ben je open? Kerstavond, eerste en tweede kerstdag, oudejaarsavond en nieuwjaarsdag zijn elk een eigen keuze. Sommige restaurants draaien met kerst hun drukste avonden van het jaar, andere gaan bewust dicht om het team vrij te geven.

Stel jezelf per dag een paar vragen:

• Is er genoeg vraag om de zaak vol te krijgen?
• Heb je genoeg mensen die willen en kunnen werken?
• Ga je open voor de lunch, het diner of allebei?
• Ga je de dagen eromheen dicht om bij te komen?

Leg die keuzes nu vast, ook de sluitingsdagen. Zo voorkom je dat gasten online een tafel boeken op een dag waarop je dicht blijkt te zijn.

Vast kerstmenu of à la carte?

Met de feestdagen kiezen veel restaurants voor een vast menu. Dat heeft duidelijke voordelen: je kunt nauwkeurig inkopen, de keuken kan veel voorbereiden en de bonnen komen voorspelbaar binnen. Gasten weten bovendien vooraf wat ze kunnen verwachten en wat het kost.

À la carte geeft gasten meer vrijheid, maar maakt een volle feestavond lastiger te plannen. Een tussenvorm kan ook: een vast menu met een paar keuzes per gang, of een kerstmenu als enige optie op de drukste avonden en de gewone kaart op de rustigere dagen eromheen.

Denk ook aan een vegetarische of veganistische variant. Op een feestavond komen gezelschappen samen met verschillende wensen, en een goed doordachte variant is beter dan op de avond zelf improviseren.

Werk met vaste aanvangstijden of twee zittingen

Op een gewone avond komen gasten verspreid binnen. Met kerst benut je de zaal beter met vaste aanvangstijden. Een veelgebruikte opzet is twee zittingen: een vroege, bijvoorbeeld om 17.30 uur, en een late om 20.30 uur. Zo gebruik je de zaal twee keer en weet de keuken precies wanneer welke gang de deur uit moet.

Geef gasten in de vroege zitting wel een duidelijke eindtijd en communiceer die vooraf. Niemand wil halverwege het dessert horen dat de tafel nodig is. Kies je liever voor één zitting, dan voorkom je met een paar vaste starttijden, bijvoorbeeld om het kwartier, toch dat iedereen tegelijk binnenkomt.

Stem de tafelduur af op het menu

Een feestmenu van vijf of zes gangen duurt langer dan een gemiddeld diner. Pas je tafelduur daarop aan, anders plan je tafels te krap en loopt je avond uit. Reken met de tijd die een tafel in de praktijk nodig heeft, inclusief aperitief en koffie, en kijk hoe dat past binnen je zittingen.

Bij twee zittingen bepaalt de tafelduur van de eerste ook wanneer de tweede kan beginnen. Houd ruimte om af te ruimen en opnieuw te dekken.

Aanbetalingen en annuleringsbeleid voor de feestdagen

Met de feestdagen is een no-show extra duur: je hebt ingekocht voor een vast menu en had de tafel zonder moeite aan iemand anders kunnen geven. Een aanbetaling is op deze avonden dan ook gebruikelijk en goed uit te leggen.

Kies een bedrag dat de reservering serieus maakt, bijvoorbeeld een deel van de menuprijs per persoon, en bepaal tot wanneer gasten gratis kunnen annuleren. Voor de feestdagen ligt een ruimere termijn voor de hand dan op een gewone avond, omdat je meer tijd nodig hebt om een vrijgekomen tafel opnieuw te vullen. Zet het beleid duidelijk op je website, in het reserveringsproces en in de bevestiging, zodat niemand achteraf verrast is.

Communiceer vroeg en overal

Zodra menu, prijs en data vaststaan, zet je ze online. Gasten die vroeg zoeken, moeten je kerstaanbod meteen kunnen vinden.

• Website: een duidelijke pagina of blok met het menu, de prijs, de aanvangstijden, de aanbetaling en een directe link om te reserveren.
• Nieuwsbrief: je vaste gasten zijn je beste kerstgasten. Laat hen het aanbod als eersten zien.
• Google-bedrijfsprofiel: zet je afwijkende openingstijden voor de feestdagen erin, zodat gasten niet voor een dichte deur staan of denken dat je dicht bent terwijl je open bent.
• Social media en in de zaak: een kaartje op tafel of bij de rekening in november doet ook veel.

Herhaal het bericht in november, wanneer veel mensen pas echt gaan plannen.

Grote groepen en bedrijfsdiners

December is de maand van kerstborrels en eindejaarsdiners. Die groepen zijn waardevol, maar vragen om afspraken. Laat grote groepen niet zomaar online boeken; laat ze contact opnemen, zodat je samen een menu, aanvangstijd en aanbetaling afspreekt.

Spreek een datum af waarop het definitieve aantal personen bekend moet zijn, en leg vast hoe er wordt afgerekend. Bedrijven boeken vaak vroeg, dus zorg dat je in oktober al een groepsaanbod klaar hebt liggen.

Vraag allergieën en dieetwensen vooraf uit

Met een vast menu en een volle zaal wil je niet pas aan tafel ontdekken dat iemand een notenallergie heeft. Vraag allergieën en dieetwensen uit bij het reserveren, en vraag de organisator van een groep om ze uiterlijk een paar dagen van tevoren door te geven. Geef de lijst op tijd aan de keuken, zodat die kan voorbereiden en inkopen.

Plan je personeel op tijd

Je team wil ook weten waar het aan toe is. Maak het rooster voor de feestdagen ruim van tevoren, liefst in oktober of begin november. Vraag vroeg wie wil werken en wie vrij wil, en wees eerlijk over hoe je de zware dagen verdeelt. Houd rekening met extra voorbereiding in de keuken op de dagen vóór kerst, en met ziekte: in december is een lijstje met mensen die kunnen invallen goud waard.

Cadeaukaarten als omzet in december

Voor veel mensen is een cadeaukaart een makkelijk cadeau. Voor jou is het omzet in een maand die toch al druk is, met bezoeken die vaak pas in de rustigere maanden daarna volgen. Zet cadeaukaarten zichtbaar op je website en noem ze in je nieuwsbrief en in de zaak.

Een eenvoudige planning

Oktober

• Openingsdagen, sluitingsdagen en diensten vastleggen.
• Kerstmenu en prijs bepalen, inclusief een vegetarische variant.
• Zittingen, aanvangstijden en tafelduur kiezen.
• Aanbetaling en annuleringsbeleid vastleggen.
• Reserveringen openzetten en een groepsaanbod klaarzetten.

November

• Je aanbod delen via je website, nieuwsbrief, Google-bedrijfsprofiel en social media.
• Het personeelsrooster voor december maken.
• Cadeaukaarten onder de aandacht brengen.
• Groepen opvolgen en definitieve aantallen afspreken.

December

• Allergieën en dieetwensen verzamelen en doorgeven aan de keuken.
• De inkoop afstemmen op de reserveringen.
• Herinneringen laten uitgaan en vrijgekomen tafels direct opnieuw vullen.
• Na de feestdagen terugkijken: wat werkte, en wat doe je volgend jaar anders?

Zo regel je het in Tablejoy

In Tablejoy maak je je kerstmenu aan als arrangement in het reserveringssysteem. Je kunt het arrangement exclusief maken: op de gekozen data kunnen gasten de gekoppelde diensten dan alleen met dat arrangement boeken. Zo boekt niemand op eerste kerstdag per ongeluk een gewone tafel. Een arrangement kan een eigen tijdvenster hebben of vaste starttijden met een maximum per starttijd, wat precies past bij twee zittingen. Ook de tafelduur stel je per arrangement in.

Met een seizoen en sluitingsdagen leg je de afwijkende openingstijden van december vast, zoals extra sluitingsdagen of langere avonden. De boekingskalender volgt dat vanzelf. Aan het arrangement koppel je een aanbetaling die gasten met iDEAL of creditcard betalen, met een gratis annuleringstermijn in uren die je zelf kiest. Wie op tijd annuleert, krijgt het bedrag automatisch terug.

Gasten krijgen automatisch een bevestiging en vóór hun bezoek een herinnering, per e-mail en/of WhatsApp. Allergieën en notities staan in het gastprofiel, en grote groepen kun je laten contact opnemen in plaats van online te laten boeken. Cadeaukaarten zitten in het Pro-abonnement (zie de prijzen), en gasten kunnen er ook een aanbetaling mee voldoen. Op de avond zelf heb je de tijdlijn en de plattegrond bij de hand in de Tablejoy Host-app.