Arrangementen aanbieden en vooraf laten betalen

Een arrangement is wat een gast boekt bovenop tijd en aantal: een kerstmenu, proeverij, chef's table of high tea. Een reservering heeft geen of één arrangement. Arrangementen worden aangeboden tijdens je diensten; je hebt dus minstens één dienst nodig.

Aanmaken

1. Ga naar Inrichting → Arrangementenen el portal en klik op Arrangement toevoegen.
2. Algemeen: titel, beschrijving, eventueel een doelgroep ("Alleen volwassenen"), een foto uit je mediatheek en een kleur. Die kleur zie je terug als streep op de tijdlijn en in de reserveringslijst, en in de widget bij de tijden, de kalender en de slideshow.
3. Kies onder Beschikbaar bij diensten de diensten waarin het geboekt kan worden. Niet gekoppeld betekent: verschijnt niet in de widget.
4. Zet het arrangement op Actief.

De editor loopt van boven naar beneden door Algemeen, Prijs en betaling, Capaciteit, Beschikbaar, Tijden, Gastcommunicatie en Link. Hieronder staat elke sectie uitgelegd.

De schakelaars onder Algemeen

Uitlichten en het label kunnen alleen aan als het arrangement online te boeken is. In de lijst zie je per arrangement de labels Aanbevolen, Uitgelicht, Label, Standaard, Alleen intern en Exclusief.

Prijs en betaling

Vul een prijs per persoon in en kies wat de gast bij het boeken betaalt:

• Niets: de prijs staat erbij, afrekenen gebeurt in het restaurant.
• Aanbetaling: een bedrag per persoon via Stripe.
• Volledig bedrag: de prijs maal het gezelschap via Stripe.

Een oorspronkelijke prijs toont de widget doorgestreept naast de huidige. Het bedrag van het arrangement gaat vóór op de aanbetaling van de dienst. De prijs wordt op de reservering vastgelegd: pas je hem later aan, dan verandert er niets aan boekingen die al staan. Zie Aanbetalingen via Stripe voor het koppelen van Stripe.

Met een vroegboekprijs beloon je wie vroeg boekt. Vul de lagere prijs in en kies de regel: een uiterste boekdatum, een aantal dagen vóór het bezoek, of beide. Zolang de regel geldt ziet de gast de vroegboekprijs, met de gewone prijs doorgestreept; daarna geldt vanzelf weer de gewone prijs. De gast betaalt wat op het moment van boeken geldt, en dat bedrag ligt vast op de reservering.

Gasten kunnen in dezelfde stap een cadeauboncode invullen. De bon betaalt eerst, Stripe de rest; dekt de bon alles, dan is de boeking meteen bevestigd.

Op de rekening van de tafel

Gebruik je de kassa, dan komt het arrangement vanzelf op de rekening zodra je die vanuit de reservering opent: één regel, prijs maal het gezelschap, met het btw-tarief dat je bij het arrangement kiest (standaard 9%). Zit er drank in de prijs, vul dan bij Waarvan drank, per persoon dat deel in: alcohol valt nooit onder het lage tarief, dus dat deel komt als eigen regel tegen 21% op de rekening en de rest tegen het gekozen tarief. Het drankdeel is een vast bedrag; een vroegboekprijs verlaagt alleen het etensdeel. Verandert het gezelschap, dan loopt de regel mee tot de eerste betaling. Wat de gast bij het boeken al betaalde, staat op de rekening als Vooruitbetaald en gaat van het openstaande bedrag af. Zie Afrekenen.

Zonder kassa zie je hetzelfde overzicht in de reservering: wat het arrangement kost, wat er betaald is en wat er nog openstaat.

Wijzigen en annuleren door de gast

• Annuleren volgt je gratis annuleringsperiode: daarbinnen gaat het bedrag terug, daarbuiten blijft het staan.
• Met minder komen werkt hetzelfde: binnen de periode krijgt de gast het verschil terug, daarna niet. De beheerpagina zegt dat vóórdat de gast opslaat.
• Met meer komen bij een volledig betaald arrangement kan de gast niet zelf; de pagina vraagt contact op te nemen. Pas het aantal zelf aan en stuur zo nodig een betaalverzoek.

Geld gaat terug naar waar het vandaan kwam: eerst via Stripe, de rest terug op de cadeaubon.

Capaciteit

Stel een maximum aantal gasten per dag en reserveringen per dag in, en het kleinste en grootste gezelschap waarvoor het arrangement te boeken is. Leeg betekent geen limiet.

• Gasten kunnen niet voorbij de limiet boeken. De widget toont vanaf tien plekken "nog 6 plekken" en bij uitverkocht een knop Op de wachtlijst. Andere arrangementen en boeken zonder arrangement blijven gewoon mogelijk.
• Je team krijgt een waarschuwing met de aantallen en mag doorzetten.
• Opties, betalingen in afwachting en afgeronde bezoeken tellen mee; geannuleerd en no-show niet.

Boven de reserveringslijst en op Vandaag zie je per arrangement hoeveel er verkocht is ("Chef's menu 18 van 24").

Beschikbaarheid

Kies onder Beschikbaar wanneer het arrangement wordt aangeboden:

• Altijd: elke dag dat de gekoppelde diensten open zijn.
• Datumbereik: van en tot een datum, bijvoorbeeld de kerstweken.
• Specifieke weekdagen: bijvoorbeeld elke vrijdag en zaterdag.
• Specifieke datums: losse dagen, bijvoorbeeld een wijnavond op 3 oktober.

Buiten die dagen toont de widget het arrangement niet, en een boeking met het arrangement op een andere dag wordt geweigerd. Bij een datumbereik of losse datums krijgt elke dag waarop het arrangement wordt aangeboden in de kalender van de widget een stip in de kleur van het arrangement (zonder kleur: de kleur van je widget). Bij Altijd en weekdagen komt er geen stip, anders zou vrijwel elke dag er een krijgen.

Een avond alleen voor het arrangement

Organiseer je een wijnavond of een kerstdiner waarbij iedereen hetzelfde eet, zet dan Exclusief op deze dagen aan. Op de dagen hierboven zijn de gekoppelde diensten dan alleen met dit arrangement te boeken. Andere diensten op dezelfde dag, zoals de lunch, blijven gewoon open.

• In de widget ziet de gast die avond alleen dit arrangement. Is er maar één, dan staat het al gekozen, en Doorgaan zonder arrangement verdwijnt.
• Uitverkocht? Dan worden de tijden wachtlijsttijden voor het arrangement. Op de wachtlijst kan een gast die avond alleen voor het arrangement. Wie al zonder arrangement wachtte, krijgt voor die avond geen plek aangeboden.
• Google en Discover kennen geen arrangementen, dus daar is die avond niet te boeken.
• Je team krijgt een waarschuwing bij een reservering zonder het arrangement op zo'n avond, of bij het verplaatsen van een reservering naartoe. Met Toch opslaan ga je door. Walk-ins worden niet gevraagd.
• Reserveringen die al op die avond stonden voordat je het aanzette, blijven staan en blijven te wijzigen.

Exclusief kan alleen als het arrangement online te boeken is en je datums, een periode, weekdagen of eigen tijden (zie hieronder) hebt gekozen. Met Altijd en zonder eigen tijden zou de dienst voorgoed dichtgaan voor alles behalve het arrangement.

Tijden

Standaard is een arrangement te boeken op elke tijd van de gekoppelde diensten. Onder Tijden kies je ook:

• Tijdvak: alleen begintijden tussen de eerste en de laatste aanvangstijd, bijvoorbeeld een high tea van 14:00 tot 16:30.
• Vaste aanvangstijden: iedereen begint tegelijk, bijvoorbeeld een kerstdiner om 18:00 en 20:30. Tik de tijden van de dienst aan of voeg een eigen tijd toe. Met Gasten per aanvangstijd vul je elke aanvangstijd tot een maximum, naast het maximum per dag.

Daaronder staat de tafelduur: zo lang houdt een reservering met dit arrangement de tafel bezet, bijvoorbeeld 3 uur voor een dinnershow. Leeg betekent de duur van de dienst. Kiest je team het arrangement in het reserveringsformulier, dan neemt de tijdsduur dit over.

• In de widget krijgen tijden die bij een arrangement horen een label met de naam en de kleur ervan ("18:00 · Kerstdiner"). Is zo'n tijd vol, dan blijft het label staan met de status erachter ("Kerstdiner · Vol"), zodat de gast ziet dat het arrangement er wel is. Na zo'n tijd toont de widget alleen de arrangementen die dan te boeken zijn. Via de directe link ziet de gast alleen de tijden van het arrangement, en een volle aanvangstijd wordt een wachtlijsttijd.
• Je team krijgt een waarschuwing bij een reservering met het arrangement op een andere tijd of op een volle aanvangstijd, en mag doorzetten. Walk-ins worden niet gevraagd.

Exclusief in deze uren

Heeft een arrangement eigen tijden, dan geldt Exclusief alleen voor die uren: van de eerste tot en met de laatste aanvangstijd. Binnen die uren is de dienst alleen met het arrangement te boeken, en daarbuiten blijft hij gewoon open. Met een high tea van 14:00 tot 16:30 kan een gast om 13:00 dus gewoon lunchen. Omdat het maar een deel van de dienst is, mag dit ook op Altijd.

Uitlichten in de widget

Wil je een arrangement extra onder de aandacht brengen, zoals een dinnershow, dan heb je onder Algemeen twee schakelaars, die los van elkaar werken:

• Uitlichten in de widget: het arrangement wordt de eerste foto van de slideshow bovenin de widget, vóór datum en tijd, met de naam, de eerstvolgende datum en de prijs per persoon erop. Heeft het arrangement geen foto, dan gebruikt de widget die van de dienst; is die er ook niet, dan krijgt de slide een vlak in de kleur van het arrangement. Meerdere uitgelichte arrangementen staan achter elkaar vooraan in de slideshow, vóór je eigen headerfoto's.
• Label boven de reserveerknop: boven de knop Reserveer een tafel, nog vóór de gast de widget opent, staat een label met de naam en de eerstvolgende datum ("Dinnershow · za 12 okt"). Staat dit bij meerdere arrangementen aan, dan toont het label het arrangement dat het eerst te boeken is.

Tikt de gast op de slide of het label, dan werkt het als de directe link: het arrangement staat vast (met zijn foto erbij), de widget springt naar de eerstvolgende datum en toont alleen de tijden van het arrangement. Het blok Je boekt blijft bovenin staan terwijl de gast scrollt. Met het kruisje reserveert de gast alsnog zonder, ook bij een directe link. Is het arrangement op de gekozen dag vol, heeft het die dag geen tijden of is er geen datum meer over, dan zegt de widget dat en biedt hij de knop Zonder dit arrangement reserveren aan, zodat de gast een gewone tafel kan boeken.

Beide volgen de beschikbaarheid: als er binnen je boekingsvenster geen dag meer is waarop het arrangement wordt aangeboden, verdwijnen de slide en het label vanzelf. Is het arrangement vol, dan blijven ze wél staan, zodat gasten niet in de war raken; wie erop tikt ziet meteen dat het vol is en kan een gewone tafel boeken. Ze kunnen alleen aan als het arrangement online te boeken is.

Gastcommunicatie

• Eigen tekst in bevestiging en herinnering: een alinea die alleen gasten met dit arrangement krijgen ("Deuren open om 18:30. Dresscode: feestelijk.").
• Eigen tekst in de widget als het arrangement vol is: vervangt de standaardmelding op een dag waarop het arrangement vol is. De knop Zonder dit arrangement reserveren blijft eronder staan.
• Eigen tekst in de widget bij wachtlijsttijden: staat boven de tijden zodra minstens één tijd van het arrangement op die dag Wachtlijst toont. Is de hele dag vol, dan komt deze tekst in plaats van de vol-tekst. Beide teksten ziet alleen de gast die via het arrangement (de directe link of de uitgelichte foto) reserveert.
• Herbevestiging: Volg instelling (je algemene drempel), Altijd vragen of Nooit vragen. Dit bepaalt of de herinnering vraagt "kom je nog?".

Directe link

Elk arrangement heeft een eigen link, handig voor een nieuwsbrief of een knop op je site. De widget opent dan met het arrangement al gekozen, springt naar de eerstvolgende dag waarop het te boeken is en toont alleen de tijden van het arrangement. Dagen waarop het niet wordt aangeboden staan in de kalender als niet beschikbaar. Kan het arrangement niet (meer) geboekt worden, dan biedt de widget de knop Zonder dit arrangement reserveren.

Onder Link stel je het adres in de link in (alleen kleine letters, cijfers en streepjes). Wijzig je dat, dan werken oude links niet meer. De link werkt zodra het arrangement actief is, online te boeken is en aan een dienst hangt. Je vindt hem ook onder Website & widget → Widget → Embeden el portal, waar de scripttag voor een eigen pagina staat. Zie De widget op je website zetten.

Wat de gast ziet

Na het kiezen van dienst en tijd krijgt de gast de arrangementen van dat moment als fotokaarten, met prijs per persoon en, als je dat aanzette, de badge Aanbevolen. Op de gegevensstap staat wat het kost, wat nu betaald wordt en wat ter plekke, en je annuleringsbeleid. Het gekozen arrangement staat in de bevestigingsmail, in de reserveringslijst en in de drawer, zodat keuken en bediening weten wat er komt. In de bevestiging, de wijzigingsmail, de herinnering en het WhatsApp-bericht leest de gast wat het arrangement kost, wat er betaald is en wat er nog in het restaurant wordt afgerekend, met daaronder je eigen alinea. Dezelfde alinea staat op de pagina waar de gast de reservering beheert.