Zalen en tafels aanmaken

Met een plattegrond krijgt elke reservering automatisch een tafel en bewaakt Tablejoy dubbele boekingen. Je werkt in de tafeleditoren el portal.

Een zaal (plattegrond) aanmaken

1. Klik op Eerste plattegrond aanmaken of Nieuwe plattegrond.
2. Geef de zaal een naam: Restaurant, Terras, Serre, Privéruimte.
3. Optioneel: upload een achtergrondafbeelding of kies een vloerkleur, en teken muren en deuren met de gereedschappen bovenin.

Elke zaal is een eigen indeling. Zalen kunnen eigen openingstijden hebben (het terras alleen bij lunch) en je kunt aangeven of een zaal meetelt in de capaciteit. Wil je dat gasten in de widget een voorkeur voor een zaal kunnen opgeven, zie dan Zo werkt de voorkeurszone.

Tafels neerzetten

Klik op Tafel toevoegen en sleep de tafel op zijn plek. Per tafel stel je in:

• Naam of nummer
• Min. / standaard / max. gasten: Tablejoy zet een tweetje niet op een tafel voor zes als er iets beters vrij is.
• Actief: uit betekent tijdelijk niet boekbaar, bijvoorbeeld een kapotte tafel.
• VIP: markeert de tafel in de zaalweergave.
• Notities voor het team.

Uitlijnen op raster, meerdere tafels tegelijk selecteren, uitlijnen en verdelen, en ongedaan maken zitten in de werkbalk.

Tafels koppelen voor groepen

Tafels die naast elkaar staan worden automatisch koppelbaar: voor een groep van 8 combineert Tablejoy twee viertjes. Je ziet koppellijnen tussen tafels die samen kunnen. Wil je een koppeling afdwingen of juist uitsluiten (tafels die naast elkaar staan maar nooit samen mogen), dan stel je dat per tafel in. Zo'n handmatige keuze blijft staan als je daarna tafels verschuift, en staat in de koppellijst met het label handmatig.

Wordt een grote groep automatisch op een gekoppelde combinatie gezet, dan krijgt de reservering de badge Te controleren zodat je de indeling even nakijkt.

Werken zonder plattegrond

Je kunt tafels helemaal weglaten. Dan stuurt Tablejoy alleen op de capaciteitsregels en wijs je tafels desgewenst zelf toe tijdens de dienst.

Wil je op de plattegrond zien wie waar zit en gasten verslepen tussen tafels? Dat doe je niet in de editor maar op de pagina Plattegronden el portal onder Reserveringen, met de tijdschuif om vooruit te kijken in de dienst.

Vulvolgorde en offline tafels

Tablejoy kiest bij elke automatische plaatsing eerst de best passende tafel. Een tweetal komt dus nooit aan een zespersoonstafel terwijl er een tweepersoonstafel vrij is. Pas tussen tafels die even goed passen beslist de vulvolgorde.

• Vulvolgorde instellen. Klik in de tafellijst op Vulvolgorde en zet de tafels met de pijltjes in de gewenste volgorde: bovenaan wordt het eerst gevuld. Je kunt ook per tafel een Prioriteit invullen (1 = eerst). Tafels zonder nummer komen na de genummerde. Op de plattegrond zie je het nummer linksonder in de tafel.
• Tafel offline zetten. Zet Online reserveerbaar uit om een tafel uit de automatische pool te halen, bijvoorbeeld de stamtafel of een tafel die je voor inloop wilt bewaren. De widget, Google, de wachtlijst en de AI-tafelvuller slaan hem dan over, ook in combinaties. Op de plattegrond en in de tafelkiezer staat een verbodsicoon.
• Offline voor even, met een reden. Tijdens de dienst zet je een tafel in de Host-app offline met een reden (kapot, nog niet gedekt, tocht) en eventueel een eindtijd: een uur, deze dienst, of tot je hem zelf weer aanzet. Met een eindtijd komt de tafel vanzelf weer online. Zie Tijdlijn en plattegrond in de Host-app.
• Zelf plaatsen kan altijd. Personeel kan een gast gewoon op een offline tafel zetten. De AI-tafelvuller laat die gast daar staan, alsof de reservering is vastgepind.

VIP-tafels en voorkeurstafels van een gast gaan vóór de vulvolgorde. Heeft een reservering een voorkeurszone, dan zoekt Tablejoy eerst in die zaal en daarbinnen gelden dezelfde regels.

Wat er van een tafel wordt bijgehouden

Tablejoy houdt per tafel bij wat er verandert: wie hem offline zette en met welke reden, wie de couverts aanpaste, en wanneer een offline blok met eindtijd afliep. Zo weet de volgende ploeg waarom tafel 12 uit staat. Tafels verslepen op de plattegrond wordt niet bijgehouden.